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gerenciamento de tempo
22/05/2019
10 dicas de

gerenciamento de tempo

incríveis!

Uma das maiores dificuldades de um profissional, seja trabalhando em um escritório ou home office, é manter-se organizado e produtivo durante o seu dia.

Você já teve a sensação de que gastou horas em uma única atividade e perdeu completamente o prazo de entrega das outras tarefas?

Então essas dicas foram feitas para você!

Se você for gestor de uma equipe, principalmente equipes de vendas, essas dicas também podem ajudá-los no gerenciamento de tempo e produzir mais para bater novas metas de trabalho.

 

1. O gerenciamento de tempo é um mito

 

Pode até parecer estranho começar com essa dica. Mas é importante começar pelo item mais importante da lista.

Você precisa ter em mente que quanto mais organizado você for na gestão do seu tempo, mais horas do dia você vai querer para dar conta de tudo o que você precisa fazer.

24 horas nunca serão o suficiente para fazer tudo o que precisamos, por isso, você deve começar administrando você mesmo. Somos nós que fazemos as coisas acontecerem e somos nós quem organizamos nossas atividades com o tempo que temos.

Aceite essa dica sobre gerenciamento de tempo logo de início e siga em frente, você vai ver como as coisas vão funcionar de um jeito totalmente diferente.

 

2. Descubra com o que você está procrastinando

 

Somos campeões em perder tempo com atividades desnecessárias diariamente. Você já ouviu falar em “procrastinação”?

Basicamente procrastinação é o comportamento de adiar uma tarefa importante que temos que resolver, para fazer coisas que não deveriam ser feitas naquela hora.

Por exemplo, você deveria fazer um relatório de vendas importante para entregar para o seu gestor, mas, você está lendo e-mails, navegando na Internet, conferindo suas redes sociais, mandando mensagens de texto ou até mesmo fazendo ligações para seus amigos e familiares.

Em uma pesquisa divulgada pela salary.com, 89% das pessoas admitiram perder tempo todos os dias:

  • 31% desperdiça aproximadamente 30 minutos por dia
  • 31% desperdiça aproximadamente 1 hora por dia
  • 16% desperdiça aproximadamente 2 horas por dia
  • 6% desperdiça aproximadamente 3 horas por dia
  • 2% desperdiça aproximadamente 4 horas por dia
  • 2% desperdiça aproximadamente 5 ou mais horas por dia

Você acaba procrastinando quanto tempo por dia? Isso pode estar prejudicando a sua produtividade diária. Para você conseguir gerenciar melhor o seu tempo, precisa reduzir a procrastinação.

 

3. Crie metas e faça o máximo para cumpri-las

 

O principal objetivo do gerenciamento de tempo é te ajudar a mudar aquilo que te impede de ser uma pessoa produtiva, sem afetar sua vida pessoal.

Foco no “mudar seu comportamento” e não em “mudar o tempo”.

Uma boa estratégia para começar a mudar a maneira como você usa o tempo para produzir mais durante o dia é eliminar tudo aquilo que te atrapalha.

Não precisa ser algo muito agressivo. Comece definindo uma meta por uma semana e vá a implementando por duas semanas, um mês e assim por diante.

Você pode evitar mandar mensagens durante o período de trabalho, ou parar de mexer nas redes sociais. Com o tempo você não vai mais sentir falta dessas ações durante o seu dia.

E não esqueça de acompanhar a sua evolução! Para saber se está cumprindo ou não aquilo que você estipulou.

 

4. Use ferramentas de gerenciamento de tempo

 

Seja usando a tecnologia ou um pedaço de papel e caneta. Você pode recorrer a qualquer uma das seguintes técnicas para evitar a procrastinação:

  • GTD – Getting Things Done: técnicas de gestão de tempo simples e objetivas, que te ajudam a ser mais produtivos e alcançar um bom desempenho profissional.
  • Técnica Pomodoro: uma forma de organizar suas tarefas em ciclos e com intervalos.
  • Wunderlist: aplicativo que te ajuda a criar listas de tarefas e organizar seus afazeres diários.
  • Forest: um aplicativo que te ajuda a deixar o celular de lado. Plante a sua própria floresta virtual ao definir tempos sem o uso do aparelho. Caso você mexa no celular antes do tempo previsto, a sua árvore pode morrer.
  •  

5. Faça uma lista de prioridade

 

Comece o seu dia com uma lista com todas as prioridades. Digamos que você tem 15 tarefas para executar no dia. Quantas são prioridade? Quantas podem ser feitas depois que terminar as mais importantes? Você vai ver como tudo fica mais fácil, você não vai perder mais os prazos e o gerenciamento de tempo vai ser mais eficaz.

 

6. Aprenda a delegar tarefas ou se possível, terceirizar.

 

Na prática, delegar tarefas é algo difícil. Temos os nossos próprios processos de produção e muitas vezes não confiamos se outras pessoas vão executar as tarefas com o mesmo olhar crítico ou cuidando dos mínimos detalhes.

Isso, literalmente, vai acabar com você algum dia.

Delegar tarefas é difícil? Sim, mas compartilhar tarefas vai te ajudar a se aproximar das pessoas, a confiar nelas e você ainda pode aproveitar o máximo possível do seu tempo.

 

7. Crie rotinas e cumpra religiosamente cada uma delas

 

Rotinas, para a nova geração, é visto como algo que atrapalha o processo de criatividade das pessoas. Isso não é verdade.

Se você ler um livro chamado “O poder do hábito”, escrito por Charles Duhigg, vai perceber que criar uma rotina vai ajudar a otimizar o tempo, além de criar hábitos que são considerados mais saudáveis.

Muitas vezes criamos péssimos hábitos e rotinas. É muito difícil conseguir desconstruí-los, mas não é impossível.

Crie uma boa rotina e a faça regularmente por mais de 30 dias e você vai ver como aquilo vai ser tornar algo natural para você.

Mas lembre-se: tenha a certeza de que você está construindo uma boa rotina, é muito difícil largar uma rotina ruim e cortar pela raiz.

 

8. Crie um tempo para executar cada tarefa

 

Essa dica é bastante simples. Você precisa ler e-mails? Separe meia hora do seu dia para fazer isso. Você precisa conferir o e-mail com mais frequência? Separe trinta minutos pela manhã, após o almoço e no final da tarde. Mas se atenha ao horário que você definiu.

 

9. Organize tudo, inclusive sua agenda e seu computador

 

Não existe nada que te faz perder mais tempo do que a desorganização. Seja e-mails, computadores, agendas, papéis.

Mantenha tudo o que você usa diariamente para trabalhar bastante organizado, mesmo que seja uma bagunça organizada. O importante é que você se ache o mais rápido possível e não perca horas procurando um arquivo importante nas pastas e subpastas do seu computador.

 

10. Não perca tempo esperando

 

Reuniões, almoços, consultas, encontros, existem muitos eventos que podem atrasar e te deixar esperando. É inevitável.

Mas quando alguma coisa ou alguém te fazer esperar, não fique pensando “na morte da bezerra”. Aproveite para colocar a mão na massa.

Seja produtivo. É para isso que a tecnologia serve! Para facilitar o seu trabalho.

Ande sempre com seu smartphone ou até mesmo um tablet. Esses dispositivos podem te ajudar a verificar planilhas, relatórios, ler e mandar e-mails ou até mesmo a fazer anotações importantes para uma reunião ou anotar um insight que você teve para um problema que surgiu.

Essas 10 dicas com toda certeza vão te ajudar a encontrar o equilíbrio para gerenciar o seu tempo e ser mais produtivo. Mas nunca esqueça de uma coisa: seu tempo pertence a você!

Você é quem define a melhor maneira de usá-lo para ser mais produtivo e é somente você quem consegue organizá-lo, mais ninguém.

Depois que você conseguir lidar com a primeira dica, o processo será muito mais fácil de lidar.

 

Curtiu o nosso conteúdo sobre gerenciamento de tempo? Então deixe o seu comentário e nos diga o que você também faz para gerenciar o seu tempo e ser mais produtivo.

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